敏捷電子文件外發(fā)系統(tǒng)通過流程審批和制作外發(fā)密文,對(duì)外發(fā)文件進(jìn)行權(quán)限管控,生成帶權(quán)限的外發(fā)文件,包括:文件打開次數(shù)、時(shí)間、修改權(quán)限、打印權(quán)限、添加水印等,規(guī)范外發(fā)文件行為并防止二次泄密問題。
企業(yè)用戶數(shù)據(jù)管理一般面臨以下困惑:
核心數(shù)據(jù)需要對(duì)外交互時(shí)需要有流程進(jìn)行管理;
外出文件審批后能做到限制對(duì)方使用范圍;
外出文件隨時(shí)可追溯、審計(jì);
文件外發(fā)管控軟件可應(yīng)對(duì)以上風(fēng)險(xiǎn):
外出文件流程審批,和企業(yè)內(nèi)部管理相通。
外出文件可標(biāo)記查看權(quán)限,防止外出泄密。
后臺(tái)日志自動(dòng)上傳,可隨時(shí)查看審計(jì)。
密文外發(fā):通過審批流程生成帶權(quán)限的外發(fā)文件,外發(fā)文件權(quán)限包括:外發(fā)文件的打開次數(shù)、時(shí)間、修改權(quán)限、打印權(quán)限、截屏權(quán)限、另存權(quán)限等;
明文外發(fā):通過流程審批后,支持自動(dòng)為文件加上顯性水??;支持控制外發(fā)的明文轉(zhuǎn)成PDF格式文件;
一體化封裝:通過一體化瀏覽器,將外發(fā)閱讀環(huán)境與外發(fā)文件打包成單獨(dú)的EXE,閱讀者直接點(diǎn)擊運(yùn)行即可閱讀外發(fā)密文,無(wú)需安裝其他插件。
外發(fā)文件安全可控——系統(tǒng)有完善的文件外發(fā)管理和控制功能,文件外出使用時(shí),可管控全生命周期和使用權(quán)限,保證文件安全,避免文件外發(fā)造成二次泄密。
多樣化的審批流程——支持多人多級(jí)審批、自審批、委托審批等多種模式;支持智能分流,針對(duì)文件密級(jí)等級(jí)和文件大小的不同,可智能分配文件的審批流程,是文件外發(fā)審批工作既安全又規(guī)范。
密文安全認(rèn)證機(jī)制——支持多種密文閱讀的認(rèn)證機(jī)制,包括:免認(rèn)證模式、在線認(rèn)證模式和U盤認(rèn)證模式,既保證密文閱讀的安全,又保證閱讀密文的便利性。
全面的日志審計(jì)——通過外發(fā)系統(tǒng)解密文件或制作外發(fā)文件,服務(wù)器上會(huì)記錄所有申請(qǐng)、審批記錄,同時(shí)所有日志均可完整導(dǎo)出,以供管理人員定期審查。全面的日志審計(jì)功能,為文件泄密追溯提供了證據(jù)。